Neben der Rechnung in Papierform wird es den Lieferanten des Landkreises zukünftig möglich gemacht, ihre Rechnungen elektronisch im PDF Format per Email zur Verfügung zu stellen.

Zur weiteren Bearbeitung setzt die Kreiskasse ein webbasierten Rechnungsworkflow ein. Die digitalen Rechnungen werden dabei durch alle beteiligten Bereiche geschickt und künftig mit digitalen Unterschriften zur Zahlung angewiesen.

Dieses Verfahren bietet umfassende Vorteile. Jeder Beteiligte kann sich über den Stand der Bearbeitung informieren, weil jeder Schritt genau dokumentiert wird. Eine hohe Transparenz ist damit gewährleistet. Lange Wege- und Bearbeitungszeiten werden vermieden. Die Planungssicherheit in Sachen Liquidität wird erhöht und die Möglichkeit Zahlungsziele und Skontofristen einzuhalten deutlich unterstützt.

Die Zeiten in denen bezahlte Rechnungen in Ordnern abgelegt und archiviert wurden, sollen bald der Vergangenheit angehören. Dadurch können Raum- und Sachkosten für Archivarbeiten gespart werden.

Zunächst wurde jetzt mit einigen Fachgebieten begonnen, aber schon bald wird das innovative Instrument für das gesamte Kreishaus Anwendung finden. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Landkreises werden dann bei ihren Bestellungen auf die Möglichkeit der elektronischen Rechnung im PDF Format hinweisen.

Dem Lieferanten wird dadurch künftig die Möglichkeit eröffnet Papier- und Portokosten zu sparen. Ganz nebenbei ist dieses Verfahren ein weiterer Beitrag unsere Umwelt zu schonen.